Postoje poslovni događaji koji u trenutku nastanka nemaju izravan utjecaj na promjene na bilo kojoj poziciji iskazanoj u bilanci. No, oni mogu djelovanjem budućih događaja poprimiti nova obilježja kojima djeluju na bilančne pozicije te ih je s tog aspekta važno pratiti i evidentirati.
Riječ je o izvanbilančnim zapisima o kojima ćemo u nastavku teksta ukratko pisati.
Izvanbilančni zapisi su knjigovodstveni zapisi koji čine sastavni dio glavne knjige i dnevnika. Evidentiraju se primjenom načela dvostavnog knjigovodstva, ne mijenjaju vrijednosni izraz bilančnih pozicija nego se dopisuju na njih i zajedno se ne zbrajaju.
Najčešći primjer evidentiranja izvanbilančne evidencije u poslovnim knjigama je tuđa imovina u nas.
- Unajmili smo fotokopirni aparat. Temeljem sklopljenog ugovora utvrdili smo model uređaja, period odnosno vrijeme obračunavanja i visinu najma, dospijeće plaćanja najma način uklanjanja eventualnih kvarova, obveze tekućeg i investicijskog održavanja i drugo.
- Obavljamo trgovačku djelatnost te smo u sklopu postojećeg asortimana robe, s vlastitog veleprodajnog skladišta, odlučili ponuditi kupcima i robu primljenu u komisiju. Sklapamo ugovor o komisiji. Kao komisionar prodajemo robu u svoje ime, a za račun komitenta.
- Primili smo materijalna dobra na doradu. Sastavljamo zaključnicu s partnerom čija su dobra.
- Unajmili smo aparat za vodu. Sklopljenim ugovorom utvrdili smo uporabu uvjetovanu zasebnom ambalažom povratne naravi.
- Sastavljen je ugovor o operativnom lizingu. Navedeno je tko je davatelj lizinga, tko je primatelj lizinga, jamac i objekt lizinga, neto nabavna vrijednost lizinga, vrijeme trajanja ugovora te neto iznosi lizing naknada.
U izvanbilančnim zapisima prati se i poslovanje na temelju ortačkog ugovora. Svaki ortak evidentira ukupan ortački posao izvanbilančno te time sebi osigurava informacije o ortačkom pothvatu dok bilančno svaki ortak evidentira događaje koje je obavio u svezi s ugovorom. Definira se tko je nositelj pothvata. Nositelj pothvata sudjeluje u obavljanju zajedničkog (ortačkog) pothvata i realizira posao prema trećima na tržištu, te raspoređuje dobitak prema ugovoru.
Poslovni događaji poput odobrenih zajmova, otpisanih potraživanja za koja postoje neki izgledi za eventualnu naplatu, uknjižbe hipoteke vinkulirane police osiguranja, primljenih jamstava za stvari i obveze, odobrene stipendije, odobrenih zajmova članovima uprave, izdanih i primljenih zadužnica također se evidentiraju u izvanbilančnoj evidenciji.
- Dajemo zajam drugom društvu na 10 godina uz ukamaćivanje i pravo uknjižbe hipoteke na nekretninu, kao zalog do povrata zajma. Brisanje izvanbilančnih zapisa uknjižene hipoteke obavlja se po konačnom povratu kredita i kamata.
- Prodan je osobni automobil na kredit uz pravo eventualne naplate preostalog duga od osiguravajuće kuće temeljem vinkulirane police osiguranja kao instrumentom osiguravanja otplate dospjelih obroka po kreditu.
- Odobren je dugoročni zajam društvu namjenske naravi za ulaganje u materijalnu imovinu. Na izvanbilančnim računima vodi se svota odobrenog zajma i dinamika njegova iskorištenja.
- Društvo izdaje komercijalne zapise. Primljeno je odobrenje za ispostavljanje komercijalnih zapisa. Vrijednosnice su primljene iz tiskare.
Društva koja obavljaju ugostiteljsku djelatnost mogu sama ustrojiti ugostiteljske usluge za svoje interne potrebe temeljem ispostavljenih evidencijskih blokova kojima se zaposlenicima registrira korištenje konzumacije ugostiteljskih usluga. Blokovi služe za interni obračun korištenja ugostiteljskih usluga, za potrebe obračuna plaće te za potrebe obračuna poreza na dodanu vrijednost. Isti se u ovom slučaju evidentiraju u izvanbilančnoj evidenciji.
Umjesto zaključka:
Evidentiranje poslovnih događaja u izvanbilančnoj evidenciji nije zakonska obveza no s obzirom na to da poduzetnik u svakom trenutku treba osigurati podatak o imovini koja se kod njega nalazi odnosno obvezama koje bi mogle nastati višestruko je korisno u računovodstvenim politikama donijeti odluku koji će poslovni događaj biti predmet evidencije u izvanbilančnim zapisima.