Prilikom pružanja usluga ili isporuka dobara nastaju troškovi za koje je potrebno utvrditi u koju svrhu su nastali.
Pri tome razlikujemo dvije situacije :
- trošak za usluge koje nisu direktno korištene, a društvo koje ih fakturira nije sudjelovalo u krajnjoj isporuci te usluge nego je prefakturiralo uslugu stvarnom korisniku prema njihovom međusobnom dogovoru ili ugovoru o suradnji
- troškovi nastali u okviru pružanja ugovorene usluge nastali su kao dio kompletne isporuke koju pruža neko društvo i koje uračunava u ukupnu cijenu isporuke prema svom kupcu
U prvom slučaju gdje smo prefakturirali trošak koji nije bio dio krajnje isporuke, trošak po primljenom računu ćemo evidentirati prema prirodnoj vrsti troška.
Kada primimo račune za usluge koje su sastavni dio usluge koju isporučujemo krajnjem kupcu, tada te troškove evidentiramo kao troškove „usluga drugih u pružanju usluga“.
Neki od slučajeva prefakturiranja troškova odnose se na ugostiteljske usluge pri čemu je potrebno obratiti pažnju gdje je stvarno mjesto pružanja tih usluga kako bi se ispravno odredilo mjesto oporezivanja.
Ako se pojavio slučaj u kojem je potrebno prefakturirati trošak smještaja ili prijevoza, tada je potrebno na izlaznom računu staviti napomenu „posebni postupak oporezivanja turističkih agencija prema čl. 91 Zakona o PDV-u“.
Kada se u takvim slučajevima trošak prefakturira (bez marže!), na izlaznom računu se ne obračunava PDV, a na ulaznom računu se također ne priznaje pretporez na trošak koji će biti prefakturiran.
Česti slučajevi u kojima se pojavljuju prefakturirani troškovi vezani su uz najmove.
Kod financijskog najma vozila, leasing kuća može primijeniti oslobođenje od PDV-a na prefakturirani trošak osiguranja samo ako prefakturira točan iznos troška osiguranja kakav je ugovoren s osiguravajućim društvom, a tada je takav trošak 100% priznat za korisnika financijskog najma vozila.
Na ostale troškove koji glase na leasing kuću, a prema ugovoru su prefakturirani korisniku leasinga, obračunava se PDV.
Najmovi stambenih i poslovnih prostora imaju različiti status oporezivanja PDV-om, a prema tome i prefakturirani troškovi u vezi s time.
Na najam stambenih prostorija ne obračunava se PDV pa su tako sve isporuke uključene u najam oslobođene PDV-a.
Najam poslovnih prostora ima drugačiji porezni tretman i na njega se zaračunava PDV.
Jednako tako PDV se zaračunava i na prateće isporuke (režije) u vezi s najmom. Prema jednoj novijoj presudi Europskog suda pravde, od 16.travnja 2015.godine režijski troškovi ako se smatraju isporukom odvojenom od isporuke najma, a koji se odnose na uslugu potrošnje struje i vode (isporuke koje se oporezuje po stopi PDV-a od 13%) mogli bi se prefakturirati najmoprimcu po istoj toj stopi PDV-a od 13% ako postoji posebno brojilo iz kojeg je vidljiva njegova stvarna potrošnja. Također u presudi stoji da bi najmoprimac trebao imati i mogućnost odabira isporučitelja navedenih usluga.
Kao što smo na početku naveli, kod obavljanja isporuka usluga i/ili dobara nastaju razni troškovi koje uglavnom evidentiramo prema prirodnim vrstama troška.
Oni su neophodni za izvršenje kompletne isporuke, a kupcu kojem isporučujemo uslugu i/ili dobra zaračunavamo naknadu za međusobno ugovorenu isporuku, tako da se u tim slučajevima radi o fakturiranju novih isporuka, a ne o prefakturiranju.
Kod prefakturiranja troškova bitno je definirati gdje i u koju svrhu su nastali te obratiti pažnju kako utječu na isporuku krajnjem kupcu s obzirom na način oporezivanja.
U ovom tekstu naveli smo natuknice o najčešćim slučajevima kod kojih se pojavljuju prefakturirani troškovi, a želimo naglasiti da je potrebno detaljno proučiti kako ispravno odraditi prefakturiranje u svakom pojedinačnom slučaju.