Svi poslovni subjekti moraju se registrirati u Državnom zavodu za statistiku. Da bi se mogao provesti upis u registar poslovnih subjekata potrebno je dostaviti rješenje Trgovačkog suda o upisu novoosnovanog trgovačkog društva u sudski registar i potvrdu o OIB-u za navedeno trgovačko društvo. Nakon upisa u registar poslovnih subjekata dobije se obavijest o razvrstavanju poslovnog subjekta prema Nacionalnoj klasifikaciji djelatnosti Državnog zavoda za statistiku kojom je dodijeljen matični broj subjekta i šifra glavne djelatnosti. Potrebni podaci za upis dostavljaju se putem RPS obrasca.
Osim inicijalnog upisa, u registar poslovnih subjekata također se upisuju promjene u postojećim trgovačkim društvima i to sljedeće:
- promjena naziva tvrtke
- promjena sjedišta i adrese
- promjena djelatnosti
- promjena pravnog ustrojstvenog oblika
Kada poslovni subjekt prestane postojati provodi se postupak brisanja iz registra poslovnih subjekata, nakon čega se dobije obavijest o brisanju poslovnog subjekta.
Registar poslovnih subjekata sastoji se od administrativnog i statističkog dijela, a realiziran je kao jedinstvena baza podataka.
Administrativni dio sadrži podatke o pravnim jedinicama te se ažurira na temelju podataka iz vanjskih administrativnih registara kao što je npr. sudski registar.
Statistički dio sadrži podatke o poduzećima i lokalnim statističkim jedinicama i ažurira se na temelju podataka iz administrativnog dijela registra poslovnih subjekata, Porezne uprave, Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje, Hrvatskog zavoda za zdravstveno osiguranje i iz statističkih istraživanja Državnog zavoda za statistiku.
Sadržaj registra poslovnih subjekata i način podnošenja prijave za upis uređuju Zakon o nacionalnoj klasifikaciji djelatnosti (NKD) i Pravilnik o razvrstavanju poslovnih subjekata prema NKD-u 2007. Pravilnikom su propisani već spomenuti RPS obrasci za prijavu i to na sljedeći način:
- obrazac RPS-1 dostavlja se u Državni zavod za statistiku prilikom prve prijave u registar poslovnih subjekata ili u slučaju promjene inicijalnih podataka koji se vode u evidenciji registra, a promjene se najčešće odnose na promjenu naziva tvrtke, promjenu sjedišta i adrese, promjenu djelatnosti, pokretanje stečaja i dr.
- obrazac RPS-2 dostavlja se u slučaju kada poslovni subjekt u registar prijavljuje podatke za određeni dio poslovnog subjekta kao što je npr. pogon ili podružnica upisana u registar nadležnog tijela (Trgovački sud), ured, ispostava i sl. ili eventualno dio koji nije upisan u registar nadležnog tijela, a koji u istom sjedištu obavlja različitu djelatnost odnosno u različitom sjedištu obavlja istu ili različitu djelatnost.
Kad poslovni subjekt vrši prijavu za upis ili promjenu u registru poslovnih subjekata putem prethodno navedenih obrazaca, dostavlja Državnom zavodu za statistiku na uvid određenu dokumentaciju ovisno o postupku koji želi provesti. Obrasci zajedno s priloženom dokumentacijom dostavljaju se fizičkim ili elektroničkim putem.
Za razliku od trgovačkih društava obrtnici i ostale fizičke osobe koje obavljaju registriranu djelatnost ne vode se u registru poslovnih subjekata Državnog zavoda za statistiku, a matični broj dodjeljuje im tijelo za vođenje obrtnog registra odnosno drugo nadležno tijelo koje vodi registre o fizičkim osobama koje obavljaju registriranu djelatnost u skladu s propisima. U registar poslovnih subjekata Državnog zavoda za statistiku također se ne upisuju poslovni subjekti koji nemaju sjedište u RH niti strane udruge koje imaju sjedište u RH.
Državni zavod za statistiku, nakon provedbe upisa poslovnog subjekta u registar, utvrđuje odnosno dodjeljuje poslovnom subjektu brojčanu oznaku razreda glavne djelatnosti prema NKD-u 2007. U tom trenutku kao glavnu djelatnost uzima se onu koju predloži poslovni subjekt prilikom upisa u registar. Ako dođe do potrebe za upisom promjene djelatnosti, tada se u obzir uzimaju određeni pokazatelji poslovanja prema izvještajima iz protekle poslovne godine.
U zadnje vrijeme procesi prijava, promjena i odjava su ubrzani i olakšani korištenjem dostupnih elektroničkih servisa, a nadamo se da je tako barem malo jednostavnije poslovanje aktivnim poduzetnicima, ali i onima koji tek započinju svoj poslovni put.