Postupak upisa udruge u registar opisan je i reguliran Zakonom o udrugama. Za bolje razumijevanje institucije registra udruga, odgovornih tijela i propisanih postupaka vođenja registra, navesti ćemo dijelove Zakona.
Upis u registar udruga je dobrovoljan i obavlja se na zahtjev osnivača udruge. Zahtjev za upis u registar udruga, u ime osnivača, podnosi osoba ovlaštena za zastupanje udruge. Udruge se upisuju u registar udruga pri uredima državne uprave u županiji, odnosno gradskom uredu Grada Zagreba nadležnom za poslove opće uprave prema sjedištu udruge.
Registar udruga i registar stranih udruga su središnje elektroničke baze podataka koje vode nadležni uredi jedinstveno za sve udruge, odnosno strane udruge u Republici Hrvatskoj. Tijelo državne uprave nadležno za poslove opće uprave upravlja informacijskim sustavom registra udruga i registra stranih udruga te brine za održavanje i nadogradnju toga sustava. Ministar nadležan za poslove opće uprave propisat će pravilnikom sadržaj registra udruga i registra stranih udruga te način njihova vođenja, kao i obrasce zahtjeva za upis u registar udruga i registar stranih udruga te zahtjeva za upis promjena u te registre.
Zahtjevu za upis u registar udruga prilažu se:
– zapisnik o radu i odlukama osnivačke skupštine
– odluka skupštine o pokretanju postupka za upis u registar udruga, ako takva odluka nije donesena na osnivačkoj skupštini
– statut
– popis osnivača
– osobna imena osoba ovlaštenih za zastupanje i osobno ime ili naziv likvidatora
– izvod iz sudskog ili drugog registra za stranu pravnu osobu osnivača udruge
– preslika osobne iskaznice ili putovnice za osnivače, likvidatora i osobe ovlaštene na zastupanje
– ovjerene izjave osnivača o nepostojanju zakonske zapreke
– ovjerene izjave osoba ovlaštenih za zastupanje i likvidatora o nepostojanju zakonske zapreke
– suglasnost ili odobrenje nadležnog tijela za obavljanje određene djelatnosti, kada je to propisano posebnim zakonom kao uvjet za upis udruge
– ovjerena suglasnost u slučaju osnivača maloljetne osobe
– ovjerena izjava u vezi naziva udruge.
Podaci upisani u registre i statut udruge su javni i objavljuju se na mrežnoj stranici središnjeg tijela državne uprave nadležnog za opću upravu. U registru udruga putem poveznice na Registar neprofitnih organizacija javno su dostupna i izvješća o financijskom poslovanju udruge s propisanom dokumentacijom.
Postupak u povodu zahtjeva za upis preciznije opisuje nekoliko sljedećih navoda.
Nadležno upravno tijelo dužno je donijeti rješenje o zahtjevu za upis u roku od 30 dana od dana predaje urednog zahtjeva za upis.
Ako službena osoba nadležnog upravnog tijela utvrdi da statut udruge nije u skladu sa zakonom ili ako zahtjevu nisu priloženi odgovarajući dokazi, zaključkom će pozvati podnositelja zahtjeva za upis u registar udruga da uskladi statut, odnosno dostavi dokaze, u roku koji ne može biti kraći od 15 dana.
Rješenje o upisu u registar udruga mora sadržavati: naziv, sjedište, registarski broj upisa, ciljeve i djelatnosti udruge, gospodarske djelatnosti, ako su propisane statutom, utvrđenje da udruga upisom u registar udruga stječe svojstvo pravne osobe te da će se upis u registar udruga izvršiti danom izvršnosti rješenja, ime ili naziv likvidatora udruge te imena osoba ovlaštenih za zastupanje udruge.
Žalba protiv rješenja o upisu u registar udruga ne odgađa izvršenje rješenja.
Primjerak statuta udruge nadležno upravno tijelo ovjerava i uz rješenje o upisu u registar udruga dostavlja udruzi.
Upis u registar udruga izvršit će se po izvršnosti rješenja o upisu.
Rješenje o upisu udruge koja je u statutu propisala obavljanje gospodarske djelatnosti nadležno upravno tijelo dužno je odmah po upisu u registar udruga dostaviti Ministarstvu financija, Poreznoj upravi.
Ako nadležno upravno tijelo ne donese rješenje o upisu u registar udruga u roku od 30 dana od dana predaje urednog zahtjeva smatrat će se da je udruga upisana u registar udruga idućeg dana nakon isteka tog roka ako je sve u skladu sa Zakonom.
Zahtjev za upis u registar udruga odbit će se ako su statutom utvrđeni ciljevi i djelatnosti udruge u suprotnosti s Ustavom ili Zakonom ili ako podnositelj u roku ne postupi po prethodno navedenim uputama.
Osoba ovlaštena za zastupanje udruge podnosi nadležnom upravnom tijelu zahtjev za upis promjena u registar udruga koje se odnose na:
– statut
– naziv
– ciljeve i djelatnosti
– sjedište i adresu sjedišta
– izbor osoba ovlaštenih za zastupanje, neovisno o tome radi li se o osobama iz prethodnog mandata
– izbor i opoziv likvidatora
– prestanak postojanja udruge.
Osoba ovlaštena za zastupanje ili druga ovlaštena osoba udruge dužna je nadležnom upravnom tijelu podnijeti zahtjev za upis promjene osobe ovlaštene za zastupanje i likvidatora udruge i u slučaju postojanja zakonske zapreke za zastupanje najkasnije u roku od 15 dana od dana donošenja odluke o promjeni.
Zahtjevu se prilažu zapisnik o radu i odlukama tijela udruge koje je po statutu nadležno za donošenje odluke zbog koje se traži upis promjene u registar udruga, novi statut ili njegove izmjene i dopune, preslika osobne iskaznice ili putovnice osoba ovlaštenih za zastupanje odnosno likvidatora te ovjerene izjave osoba ovlaštenih za zastupanje odnosno likvidatora o nepostojanju zakonske zapreke.
Većina ostalih zahtjeva za upis promjena u registar udruga podnosi se u roku od 60 dana od dana donošenja odluke o promjeni. Zahtjevi podneseni nakon toga roka, osim ako se odnosi na prestanak udruge, odbacit će se rješenjem.
Udruga ne smije u pravnom prometu postupati po promjenama niti rabiti podatke o promjenama prije nego što su upisani u registar udruga.
Ako službena osoba nadležnog upravnog tijela utvrdi da postoji spor između članova udruge ili sukob interesa unutar udruge koji nije riješen na način propisan statutom, a rješavanje kojeg utječe na upis promjene u registar udruga, postupak može prekinuti rješenjem dok se to pitanje ne riješi mirenjem ili pred općinskom sudom nadležnim prema sjedištu udruge.
U Republici Hrvatskoj aktivan je i registar stranih udruga, a više o njemu može se pročitati u prethodno spomenutom propisu. Kako i za druge pravne subjekte tako i za udruge vrijede pravila i propisi koje je poželjno poznavati od strane osoba aktivno uključenih u rad samih udruga.