Postupak upisa udruge u registar opisan je i reguliran Zakonom o udrugama. Za bolje razumijevanje institucije registra udruga, odgovornih tijela i propisanih postupaka vođenja registra, navesti ćemo dijelove Zakona.

Upis u registar udruga je dobrovoljan i obavlja se na zahtjev osnivača udruge. Zahtjev za upis u registar udruga, u ime osnivača, podnosi osoba ovlaštena za zastupanje udruge. Udruge se upisuju u registar udruga pri uredima državne uprave u županiji, odnosno gradskom uredu Grada Zagreba nadležnom za poslove opće uprave prema sjedištu udruge.

Registar udruga i registar stranih udruga su središnje elektroničke baze podataka koje vode nadležni uredi jedinstveno za sve udruge, odnosno strane udruge u Republici Hrvatskoj. Tijelo državne uprave nadležno za poslove opće uprave upravlja informacijskim sustavom registra udruga i registra stranih udruga te brine za održavanje i nadogradnju toga sustava. Ministar nadležan za poslove opće uprave propisat će pravilnikom sadržaj registra udruga i registra stranih udruga te način njihova vođenja, kao i obrasce zahtjeva za upis u registar udruga i registar stranih udruga te zahtjeva za upis promjena u te registre.

Zahtjevu za upis u registar udruga prilažu se:

– zapisnik o radu i odlukama osnivačke skupštine

– odluka skupštine o pokretanju postupka za upis u registar udruga, ako takva odluka nije    donesena na osnivačkoj skupštini

– statut

– popis osnivača

– osobna imena osoba ovlaštenih za zastupanje i osobno ime ili naziv likvidatora

– izvod iz sudskog ili drugog registra za stranu pravnu osobu osnivača udruge

– preslika osobne iskaznice ili putovnice za osnivače, likvidatora i osobe ovlaštene na zastupanje

– ovjerene izjave osnivača o nepostojanju zakonske zapreke

– ovjerene izjave osoba ovlaštenih za zastupanje i likvidatora o nepostojanju zakonske zapreke

– suglasnost ili odobrenje nadležnog tijela za obavljanje određene djelatnosti, kada je to propisano posebnim zakonom kao uvjet za upis udruge

– ovjerena suglasnost u slučaju osnivača maloljetne osobe

– ovjerena izjava u vezi naziva udruge.

Podaci upisani u registre i statut udruge su javni i objavljuju se na mrežnoj stranici središnjeg tijela državne uprave nadležnog za opću upravu. U registru udruga putem poveznice na Registar neprofitnih organizacija javno su dostupna i izvješća o financijskom poslovanju udruge s propisanom dokumentacijom.

Postupak u povodu zahtjeva za upis preciznije opisuje nekoliko sljedećih navoda.

Nadležno upravno tijelo dužno je donijeti rješenje o zahtjevu za upis u roku od 30 dana od dana predaje urednog zahtjeva za upis.

Ako službena osoba nadležnog upravnog tijela utvrdi da statut udruge nije u skladu sa zakonom ili ako zahtjevu nisu priloženi odgovarajući dokazi, zaključkom će pozvati podnositelja zahtjeva za upis u registar udruga da uskladi statut, odnosno dostavi dokaze, u roku koji ne može biti kraći od 15 dana.

Rješenje o upisu u registar udruga mora sadržavati: naziv, sjedište, registarski broj upisa, ciljeve i djelatnosti udruge, gospodarske djelatnosti, ako su propisane statutom, utvrđenje da udruga upisom u registar udruga stječe svojstvo pravne osobe te da će se upis u registar udruga izvršiti danom izvršnosti rješenja, ime ili naziv likvidatora udruge te imena osoba ovlaštenih za zastupanje udruge.

Žalba protiv rješenja o upisu u registar udruga ne odgađa izvršenje rješenja.

Primjerak statuta udruge nadležno upravno tijelo ovjerava i uz rješenje o upisu u registar udruga dostavlja udruzi.

Upis u registar udruga izvršit će se po izvršnosti rješenja o upisu.

Rješenje o upisu udruge koja je u statutu propisala obavljanje gospodarske djelatnosti nadležno upravno tijelo dužno je odmah po upisu u registar udruga dostaviti Ministarstvu financija, Poreznoj upravi.

Ako nadležno upravno tijelo ne donese rješenje o upisu u registar udruga u roku od 30 dana od dana predaje urednog zahtjeva smatrat će se da je udruga upisana u registar udruga idućeg dana nakon isteka tog roka ako je sve u skladu sa Zakonom.

Zahtjev za upis u registar udruga odbit će se ako su statutom utvrđeni ciljevi i djelatnosti udruge u suprotnosti s Ustavom ili Zakonom ili ako podnositelj u roku ne postupi po prethodno navedenim uputama.

Osoba ovlaštena za zastupanje udruge podnosi nadležnom upravnom tijelu zahtjev za upis promjena u registar udruga koje se odnose na:

– statut

– naziv

– ciljeve i djelatnosti

– sjedište i adresu sjedišta

– izbor osoba ovlaštenih za zastupanje, neovisno o tome radi li se o osobama iz prethodnog mandata

– izbor i opoziv likvidatora

– prestanak postojanja udruge.

Osoba ovlaštena za zastupanje ili druga ovlaštena osoba udruge dužna je nadležnom upravnom tijelu podnijeti zahtjev za upis promjene osobe ovlaštene za zastupanje i likvidatora udruge i u slučaju postojanja zakonske zapreke za zastupanje najkasnije u roku od 15 dana od dana donošenja odluke o promjeni.

Zahtjevu se prilažu zapisnik o radu i odlukama tijela udruge koje je po statutu nadležno za donošenje odluke zbog koje se traži upis promjene u registar udruga, novi statut ili njegove izmjene i dopune, preslika osobne iskaznice ili putovnice osoba ovlaštenih za zastupanje odnosno likvidatora te ovjerene izjave osoba ovlaštenih za zastupanje odnosno likvidatora o nepostojanju zakonske zapreke.

Većina ostalih zahtjeva za upis promjena u registar udruga podnosi se u roku od 60 dana od dana donošenja odluke o promjeni. Zahtjevi podneseni nakon toga roka, osim ako se odnosi na prestanak udruge, odbacit će se rješenjem.

Udruga ne smije u pravnom prometu postupati po promjenama niti rabiti podatke o promjenama prije nego što su upisani u registar udruga.

Ako službena osoba nadležnog upravnog tijela utvrdi da postoji spor između članova udruge ili sukob interesa unutar udruge koji nije riješen na način propisan statutom, a rješavanje kojeg utječe na upis promjene u registar udruga, postupak može prekinuti rješenjem dok se to pitanje ne riješi mirenjem ili pred općinskom sudom nadležnim prema sjedištu udruge.

U Republici Hrvatskoj aktivan je i registar stranih udruga, a više o njemu može se pročitati u prethodno spomenutom propisu. Kako i za druge pravne subjekte tako i za udruge vrijede pravila i propisi koje je poželjno poznavati od strane osoba aktivno uključenih u rad samih udruga.