Postoje situacije u kojima su troškovi nastali na službenom putu neoporezivi i mogu se primatelju isplatiti na račun ili u gotovini no postoje i one druge situacije u kojima je isplatitelj dužan obračunati propisane doprinose, poreze i možebitni prirez, a neto naknada se podmiruje isključivo na žiro-račun osobe koja je ostvarila taj primitak.

S čime se najčešće susrećemo u praksi pisat ćemo u nastavku ovog članka.

Prije svega par natuknica da se podsjetimo:

• Dnevnica za službena putovanja u zemlji za više od 12 sati provedenih na putu iznosi 200,00 kuna, dok dnevnica za službena putovanja u zemlji koja traju više od 8, a manje od 12 sati iznosi 100,00 kuna
• Visina dnevnica za službeni put u inozemstvo propisana je u stranim valutama Odlukom o visini dnevnica za službeno putovanje u inozemstvo za korisnike koji se financiraju iz sredstava državnog proračuna
• Ako je na službenom putovanju provedeno više dana, broj dnevnica određuje se tako da se broj sati provedenih na putu podijeli s 24
• Isplata dnevnice služi za pokriće osobnih troškova (prehrana, piće, prijevoz te ostale osobne potrebe u mjestu u koje je osoba upućena na službeno putovanje)
• Ako je na službenom putu osigurana prehrana (ručak i večera) neoporeziva svota dnevnice umanjuje se za 60% odnosno ako je osiguran jedan obrok neoporeziva svota dnevnice umanjuje se za 30%
• Smatra se da je osobi osigurana prehrana i ako je osiguran obrok (ručak i večera) u cijeni kotizacije za prisustvovanje seminarima i sl., u cijeni karte za putovanje brodom, u cijeni zrakoplovne karte zbog prekida putovanja te iz sredstava reprezentacije poslodavca
• Rok za obračun troškova nastalih na službenom putu nije propisan niti za tuzemstvo niti više za inozemstvo!

Obračun troškova nastalih na službenom putu:

• U slučaju kad poslodavac upućuje na službeni put osobu s kojom ima sklopljen Ugovor o radu tada je potrebno sastaviti putni nalog koji neovisno o obliku mora sadržavati sljedeće elemente: nadnevak izdavanja, ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje, mjesto u koje osoba putuje, svrhu putovanja, vrijeme trajanja putovanja, vrijeme kretanja na put, podatke o prijevoznom sredstvu te u slučaju automobila potrebno je navesti marku i registarsku oznaku te početno i završno stanje brojila, zatim vrijeme povratka s puta, potpis ovlaštene osobe, obračun troškova, likvidaciju obračuna i izvješće s puta. Uz putni nalog obvezno se prilažu vjerodostojne isprave kojima se dokazuju nastali izdaci (računi za cestarine, računi za parking, putne karte, računi za smještaj i sl.)
• U slučaju kad neprofitna organizacija upućuje na službeni put osobu s kojom nema sklopljen Ugovor o radu potrebno je sastaviti putni nalog kao vjerodostojnu ispravu temeljem koje se obračunavaju i isplaćuju nastali troškovi
• U vezi s priznavanjem, obračunom i isplatom nastalih troškova na službenom putu osobama koje nisu zaposlene u društvu ili drugoj pravnoj ili fizičkoj osobi, a radi se o oporezivom primitku tada putni nalog nije neophodan!

Što je važno:

• Zaposlenici ostvaruju pravo na povrat troškova nastalih na službenom putu temeljem predočenih vjerodostojnih isprava (putni nalog za obračun dnevnice i 2,00 kune po kilometru, računi i sl. za ostale troškove)
• Osobe koje ostvaruju oporezive primitke za neprofitnu organizaciju, a nemaju sklopljen Ugovor o radu ostvaruju pravo na povrat troškova nastalih na službenom putovanju temeljem vjerodostojnih isprava (račun koji glasi na neprofitnu organizaciju za prijevozne troškove i račun koji glasi na neprofitnu organizaciju za troškove noćenja)
• Osobe koje ne ostvaruju oporezive primitke za neprofitnu organizaciju, a nemaju sklopljen Ugovor o radu ostvaruju pravo na povrat troškova nastalih na službenom putovanju temeljem vjerodostojnih isprava (putni nalog za obračun dnevnice i 2,00 kune po kilometru, računi i sl. za ostale troškove)
• Osobama koje ostvaruju primitke temeljem Ugovora o djelu troškovi službenog puta trebaju biti sadržani u sklopu ugovora i oni se oporezuju na način propisan za drugi dohodak
• Osobama koje ostvaruju primitke temeljem Ugovora o autorskom djelu troškovi službenog puta trebaju biti sadržani u sklopu ugovora i oni se oporezuju na način propisan za drugi dohodak. Ako putni troškovi nisu uračunani u autorsku naknadu oporezuju se na način propisan kao drugi dohodak bez priznavanja paušalnih izdataka
• Osobe koje u RH obavljaju rad za poslodavca sa sjedištem u inozemstvu (izaslani radnici) ostvaruju pravo na povrat troškova nastalih na službenom putu temeljem predočenih vjerodostojnih isprava (putni nalog za obračun dnevnice i 2,00 kune po kilometru, računi i sl. za ostale troškove)
• Volonteri, osobe na praktičnom radu i osobe na stručnom osposobljavanja ostvaruju pravo na povrat troškova nastalih na službenom putu temeljem predočenih vjerodostojnih isprava (putni nalog za obračun dnevnice i 2,00 kune po kilometru, računi i sl. za ostale troškove)
• Obrtnici i s obrtom izjednačene djelatnosti (vlasnici i zaposlenici) ostvaruju pravo na povrat troškova nastalih na službenom putu temeljem predočenih vjerodostojnih isprava (putni nalog za obračun dnevnice i 2,00 kune po kilometru, računi i sl. za ostale troškove)
• Članovi predstavničkih i izvršnih tijela državne vlasti i jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, članovi skupština i nadzornih odbora trgovačkih društava, upravnih odbora, upravnih vijeća, članova povjerenstava i odbora koje imaju ta tijela i sudaca porotnika, a nemaju sklopljen Ugovor o radu, troškovi službenog putovanja oporezuju se na način propisan za drugi dohodak.

Isplata troškova nastalih na službenom putovanju uvijek je aktualna tema. Stoga smo nastojali obuhvatiti činjenice koje prave veliku razliku između oporezivog i neoporezivog, osobe s Ugovorom o radu, Ugovorom o djelu ili o autorskom djelu ili pak onih bez Ugovora jer puno je detalja na koje isplatitelj treba paziti prilikom upućivanja nekoga na službeni put.