Osiguranici utvrđuju prava iz mirovinskog osiguranja na temelju osnovnih propisa za takve slučajeve, a to su Zakon o mirovinskom osiguranju i Pravilnik o postupku i načinu kontrole podataka o kojima ovise prava iz mirovinskog osiguranja.
Kontrola navedenih podataka vršila se u različitim periodima na određene načine primjenjujući u tom trenutku važeće propise.
Obveznici podnošenja prijava bili su dužni do 30. travnja tekuće godine dostaviti podatke o plaći i utvrđenom stažu u mirovinskom osiguranju za prethodnu godinu na propisanom obrascu (M-4) Zavodu za mirovinsko osiguranje i to do perioda za 2002. godinu.
2003. godine za poslove u vezi mirovinskog osiguranja i ostalih doprinosa zadužena je Porezna uprava, dok se u Zavodu za mirovinsko osiguranje i dalje provode prijave/odjave osiguranika i kontrole osnovica osiguranja.
Tada je ukinuta obveza podnošenja M-4 obrasca, a za slučaj kontrole obveznici su dužni dati propisanu rekapitulaciju podataka.
Kontrole se vrše automatskom obradom podataka, a u slučaju pogrešnih podataka za određeno razdoblje radi se prijava na obrascu MPP-1.
2014. godine došlo je do izmjena i dopuna nekolicine temeljnih propisa i uveden je obrazac JOPPD putem kojeg je omogućeno preuzimanje potrebnih podataka.
Za postupke kontrole i dalje je potrebno pripremiti propisanu rekapitulaciju podataka.
Zavod prikuplja i obrađuje podatke za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja proizašle iz zaprimljenih obrazaca, a pravodobno i točno poslani odnosno popunjeni obrasci znatno utječu na uspješan ishod obrade tih podataka.
Obveznici su dužni voditi propisane kadrovske i financijske evidencije usklađene s obrascima predanim Zavodu na obradu.
Upravljanje velikom količinom podataka koji moraju biti razvrstani prema zadanim parametrima, a kojih je također jako puno, dovodi do mogućnosti pogreške.
U osjetljivom području poput ovog sustav kontrole je vrlo bitna stavka i zbog toga ćemo još jednom napomenuti da je Porezna uprava zadužena za kontrolu i naplatu doprinosa, a Zavod za mirovinsko osiguranje je zadužen za kontrolu prijave/odjave osiguranja i osnovica osiguranja.
Dobra suradnja je ključna u ovakvim situacijama i u slučaju uočenih bilo kakvih nepravilnosti potrebno je pravodobno reagirati, izvršiti nadzor i otkloniti pogreške.
Zavod u slučaju kontrole sastavlja zapisnik o obavljenoj kontroli koji sadrži određene podatke, a potpisuju ga ovlašteni predstavnik zavoda i ovlašteni predstavnik obveznika.
Zapisnik je vjerodostojna isprava kojom je utvrđen mirovinski staž i osnovica.
Prilikom utvrđivanja staža moguće je da u evidenciji Zavoda za mirovinsko osiguranje nema evidentiranih podataka za neki period u kojemu je osiguranik bio zaveden u sustavu osiguranja.
U tom slučaju zaposlenici Zavoda zatražit će od obveznika uplate doprinosa da podnese obrazac MPP-1 koji sadrži podatke za razdoblje koje nedostaje u evidenciji Zavoda.
Obrazac MPP-1 nije potrebno podnositi za primatelje drugog dohotka na koji se plaća doprinos za mirovinsko osiguranje jer je prikupljanje i obrada tih podataka drugačije ustrojeno.
Korisnici sustava e-Mirovinsko po potrebi će predati obrazac eMPP-1.
Kako u našem sustavu mirovinskog osiguranja dosta često nailazimo na nedostatke u smislu nepostojećih odnosno neadekvatno ažuriranih podataka, preporučljivo je maksimalno obratiti pažnju na interno vođenje potrebnih rekapitulacija jer ćemo time spriječiti potencijalne nejasnoće prilikom utvrđivanja mirovinskog staža u vlastitom kolektivu.