Kao dokaz nastale poslovne promjene uvijek se preporučuje voditi evidenciju. Osim toga ona nam je i temelj knjiženju no zakonodavac ipak propisuje svoja pravila pa pročitajmo dalje u nastavku tko je i za koje osobno vozilo dužan voditi evidenciju o prijeđenim kilometrima.
Objavom Upute u vezi poreznog tretmana prijevoznih sredstava (u nastavku: Uputa PU) od strane Porezne uprave koja je 3. travnja 2018. i objavljena na internet stranicama Porezne uprave vođenje evidencije prijeđenih kilometara bitno se je promijenilo u odnosu na ranija razdoblja.
Izvadak iz te Upute PU (Urudžbeni broj:513-07-21-01/18-1) u nastavku:
„Slijedom svega navedenog, zakonske odredbe odnosno priznavanje odbitka 50 % pretporeza izvršeno je u cilju pojednostavljenja postupka. Pojednostavljenje proizlazi iz činjenice da se priznavanjem prava na odbitak 50 % pretporeza kod korištenja prijevoznih sredstva za osobni prijevoz ne propisuje obveza vođenja dodatnih evidencija jer se smatra da pretporez nije odbijen u dijelu u kojem se prijevozna sredstva koriste u privatne svrhe, pa ne proizlazi ni obveza obračuna PDV-a prilikom korištenja istih u dijelu za privatne potrebe. Međutim, odbitak pretporeza uključujući odbitak 50 % pretporeza nije moguć u situacijama kada se prijevozna sredstva za osobni prijevoz koriste isključivo za privatne potrebe.“
„Prema odredbi članka 22. stavka 1. Pravilnika o porezu na dohodak propisano je da se vrijednost primitaka u naravi utvrđuje prema tržišnoj vrijednosti tih primitaka koja je važeća u mjestu davanja (s uključenim PDV-om). Prema stavku 3. točki 5. istog članka Pravilnika pri korištenju prijevoznih sredstava – primitak je iznos u visini od 1 % nabavne vrijednosti prijevoznih sredstava mjesečno (uvećano za PDV) odnosno u visini 20 % od mjesečne rate za operativni leasing ili dugotrajni najam (uvećano za PDV), bez obzira na opseg korištenja prijevoznih sredstava za osobni prijevoz u privatne svrhe. Primitak se može utvrđivati i prema opsegu stvarnog korištenja. Ako se prijevozna sredstva daju na korištenje u privatne svrhe, poslodavac i isplatitelj primitka odnosno plaće obvezan je donijeti odluku o načinu i uvjetima tog korištenja, kao i načinu utvrđivanja plaće radnika i osoba koje ostvaruju primitke iz članka 21. Zakona po toj osnovi. Također napominjemo da ako se plaća po toj osnovi utvrđuje prema opsegu stvarnog korištenja, poslodavac i isplatitelj primitka odnosno plaće obvezan je voditi evidenciju o prijeđenoj kilometraži i vremenu korištenja u privatne svrhe, a način vođenja te evidencije utvrđuje se navedenom odlukom. Obveza vođenje evidencije o korištenju sredstava za osobni prijevoz, osim u navedenom slučaju stvarnog korištenja, za porezne svrhe, nije propisano ili obvezno.“
Što se tiče obveze vođenja evidencije korištenja službenog osobnog automobila, čl. 22. Pravilnika o porezu na dohodak (NN 10/17-143/23) propisano je da se ona mora voditi isključivo kada se primitak u naravi po osnovi korištenja automobila u privatne svrhe utvrđuje prema opsegu stvarnog korištenja. Kada se službeni osobni automobil koristi isključivo u službene svrhe, odnosno kada se troškovi korištenja u porezne svrhe priznaju u visini 50 % nastalih troškova, porezni obveznik nije obvezan voditi evidenciju o njegovom korištenju. Prema tome, slučaju kada se predmetni primitak u naravi po osnovi korištenja službenog osobnog automobila utvrđuje u visini 1 % nabavne vrijednosti ili 20 % mjesečne rate operativnog leasinga ili dugotrajnog nama, porezni obveznik ne mora voditi evidenciju o korištenju.
Korištenje privatnog osobnog automobila u službene svrhe radnik koristi uz odobrenje poslodavca. Porezno priznata naknada korištenja osobnog automobila u službene svrhe je 0,50 EUR/km. Obavezno se mora voditi evidencija prijeđenih kilometara kao dokaz nastale poslovne promjene. U evidenciju se upisuju datum, vrijeme, početno i završno stanje kilometara, naziv lokacije te izvješće o radu. Podloga svakoj vožnji dužoj od 30 km je putni nalog dok loko vožnja podrazumijeva odlazak radnika privatnim osobnim automobilom na lokaciju koja je od sjedišta tvrtke udaljena manje od 30 km.